Nên hay không nên sử dụng hệ thống xếp hàng tự động?
Hệ thống xếp hàng tự động, nên hay không nên? Đây câu hỏi thường được đặt ra của các đơn vị, công ty đang băn khoăn, lo lắng khi muốn sử dụng. Và hôm nay, Sdtech xin giải đáp câu hỏi trên để giúp cho các đơn vị, các bạn nắm rõ hơn về nguyên lí, cách thức hoạt động, cũng như lợi ích của hệ thống gọi số thứ tự mang lại.
Giới thiệu hệ thống xếp hàng tự động:
Hệ thống xếp hàng tự động (Queue Management System) là sự thành công trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hoá vào phục vụ cho việc xếp hàng chờ. Hệ thống xếp hàng qms đã và đang cho thấy nhiều hiệu quả vô cùng tích cực hiện nay tại các trung tâm hành chính công, bệnh viện, ngân hàng, điểm thu cước, … Hệ thống Xếp hàng tự động (gồm các loại cao cấp, loại tiêu chuẩn và loại chi phí thấp) của Cty Sdtech đã được triển khai trên thị trường từ rất sớm, trải qua nhiều năm nghiên cứu phát triển, chúng tôi đã phát triển 4 dòng sản phẩm gồm: Hệ thống Tự động đơn giản, Hệ thống tự động độc lập, Hệ thống tự động trên cơ sở mạng LAN, Hệ thống tự động tích hợp với các tính năng cao cấp như lấy số tự động bằng màn hình cảm ứng, hiển thị thông tin trên màn hình TV lớn, lấy số bằng tin nhắn SMS, dùng mạng không dây v.v…
 Giải pháp cho các phòng khám |
 Giải pháp cho các Bệnh viện |
 Giải pháp cho Cơ quan Hành chính |
 Giải pháp cho CQ Thuế & Hải quan |
 Giải pháp cho Công ty Bảo hiểm |
 Giải pháp cho Ngân hàng & Chứng khoán |
 Giải pháp cho Trung tâm Dịch vụ |
 Giải pháp cho Nhà ga-Bến xe |
Hiện nay, các khách hàng của chúng tôi đang quan tâm và triển khai hiệu quả nhất với mô hình Hệ thống xếp hàng tự động trên cơ sở mạng LAN – Hệ thống xếp hàng tự động & tích hợp nhận diện khuôn mặt (chiếm trên 38% số khách hàng của Công ty và đang thay thế dòng sản phẩm Hệ thống xếp hàng Tự động đơn giản và Tự động độc lập). Số lượng khách hàng của Công ty hôm nay đã đạt con số lớn chủ yếu là các bệnh viện lớn ở Hà Nội và các tỉnh (mỗi ngày phục vụ trên 1000 người) như Bệnh viện K, Bệnh việ Đa khoa Thái Bình, Bệnh Viện tâm Anh, v.v… Ngoài ra chúng tôi còn có các khách hàng thuộc lĩnh vực vận tải (ga tàu, trung tâm đăng kiểm), tài chính – ngân hàng (cơ quan thuế, bảo hiểm, ngân hàng thương mại), các cơ quan hành chánh (các sở, ngành, quận, huyện), các trung tâm dịch vụ, các phòng khám tư nhân v.v…. Mỗi ngày, các hệ thống của chúng tôi phục vụ tổng cộng trên 45.000 lượt người, tương đương với lượng khách hàng đến 3 siêu thị Big C mỗi ngày.
Quy trình làm việc với Hệ thống xếp hàng tự động điển hình:
Bước 1: Lấy (đăng ký) số thứ tự:
- Tất cả khách hàng đến giao dịch sẽ tới lấy 1 phiếu thứ tự,
Bước 2: Khách hàng chờ gọi số:
- Sau đó khách hàng ngồi xếp hàng chờ đợi trước quầy tiếp nhận.
Bước 3: Gọi một khách hàng vào phục vụ:
- Khi có một quầy trống, nhân viên của quầy đó sẽ nhấn nút gọi số tiếp theo trên bàn phím. Bảng điện tử hiển thị chính, bảng điện tử hiện thị ở cửa phòng sẽ chớp nháy để thu hút sự chú ý của khách hàng đồng thời hệ thống âm thanh sẽ tự động gọi “mời khách hàng số …. đến phòng số …Sau 10-20 giây, nếu chưa có khách hàng bước tới nhân viên sẽ nhấn nút gọi lại “Recall”, sau vài lần “Gọi lại” mà vẫn không có khách hàng nào thì nhân viên bấm nút “Back” để đưa số thứ tự đó về cuối hàng đợi và sẽ được gọi lại sau, sau đó nhân viên sẽ bấm nút gọi số tiếp theo “Next”.
Bước 4: Phục vụ khách hàng:
- Khách hàng có số thứ tự tiếp đang được hiển thị trên bảng điện tử sẽ bước tới đúng quầy đang gọi để được nhân viên phục vụ . Khi khách hàng bước vào, nhân viên sẽ kiểm tra số thứ tự của khách hàng hợp lệ và phục vụ cho khách hàng.
Bước 5: (Tùy chọn) Chuyển số thứ tự tới nơi tiếp theo:
- Khách hàng có thể được chuyển tiếp từ quầy này sang quầy khác mà không cần lấy lại số thứ tự. Có 2 hình thức chuyển một số thứ tự: theo quy trình đã định sẵn của hệ thống, nhân viên không cần thao tác gì phức tạp (giải pháp CHUỖI CỐ ĐỊNH) hoặc theo quy trình không xác định trước mà phụ thuộc vào kết quả giao dịch của các quầy trước đó (giải pháp CHUỐI ĐỘNG)
Sơ đồ 1 hệ thống xếp hàng tự động điển hình:
Một số mô hình hệ thống xếp hàng tự động:
Hệ thống xếp hàng tại sân bay.
Lợi ích mang lại:
- Tạo môi trường làm việc cực kì thân thiện, văn minh, hiện đại. Hạn chế tình trạng ùn tắc, chen lấn mất trật tự.
- Tiết kiệm thời gian cho cả đơn vị cung cấp dịch vụ lẫn người tham gia dịch vụ.
- Nâng cao năng suất làm việc, đồng thời giảm bớt áp lực cho nhân viên.
- Tính công bằng trong văn hoá được đưa lên hàng đầu, ai đến trước phục vụ trước.
- Ban lãnh đạo đơn vị có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình giao dịch tại các quầy. Qua đó đánh giá được tình hình, năng lực phục vụ của nhân viên tại mỗi quầy. Hệ thống còn hỗ trợ xuất báo cáo excel, biểu đồ có tính chính xác tuyệt đối, …
